Live-Demo · Echtes Beispiel-Protokoll

Protokoll fertig –
bevor Sie den Stift ansetzen

ProtoKI nimmt Ihre Besprechung oder Begehung auf und liefert automatisch ein strukturiertes Word-Dokument – DSGVO-konform, auf Ihrer eigenen Infrastruktur.

Beispiel ansehen ↓ So funktioniert's
Kein Tippen. Kein Vergessen.
Hosting in Deutschland
DSGVO-konform
Word-Dokument mit Firmenvorlage
Die Pipeline

Von der Aufnahme zum Dokument

Sechs automatische Schritte – Sie müssen nur auf Aufnahme drücken.

🎙️

Aufnehmen

Apple Sprachmemos, iPhone

☁️

Hochladen

iOS-Kurzbefehl → Nextcloud

🔊

Transkription

faster-Whisper, eigener Server

🤖

KI-Analyse

Claude strukturiert Text + Fotos

📄

Word-Dokument

Firmenvorlage, Fotos, To-Dos

📧

E-Mail

Fertig im Postfach

Schritt für Schritt

So einfach ist die Bedienung

Keine neue App. Keine Einarbeitung. Nur Ihr iPhone und drei Gesten.

1
Aufnahme

Aufnehmen – wie gewohnt

Öffnen Sie Apple Sprachmemos – auf jedem iPhone vorinstalliert, kein Abo, kein Login. Drücken Sie auf Aufnehmen und starten Sie Ihr Meeting oder Ihre Begehung.

Sagen Sie zu Beginn einfach „Das ist eine Begehung" oder „Das ist ein Gespräch" – ProtoKI erkennt den Typ automatisch. Fotos machen Sie einfach mit der Kamera-App.

Funktioniert auch bei 90-Minuten-Aufnahmen
Sprachmemos
00:42:17
⏸
■
Vorinstalliert.
Kostenlos. Kein 7-Tage-Limit, Pause/Resume, lange Aufnahmen kein Problem.
2
Upload

Hochladen – ein Tipp

Nach der Aufnahme tippen Sie in Sprachmemos auf den Teilen-Button und wählen den ProtoKI-Kurzbefehl. Die Audiodatei und alle Fotos aus dem Aufnahmezeitraum landen automatisch in Ihrer Nextcloud.

Dateien liegen auf Ihrer eigenen Nextcloud – nicht in einer Fremd-Cloud
📁 Protokolle / eingehend
🎵 2026-04-28_143512.wav soeben
📷 foto_20260428_143822.jpg soeben
📷 foto_20260428_144105.jpg soeben
📄 2026-04-23_Mietergespräch_Besprechungsprotokoll.docx vor 5 Tagen
3
Transkription

Transkription – auf Ihrem Server

Das Audio wird von faster-Whisper transkribiert – einem Open-Source-KI-Modell, das direkt auf Ihrem eigenen Server läuft. Kein Audio verlässt Ihre Infrastruktur. Eine 45-Minuten-Aufnahme dauert ca. 3–4 Minuten.

Audio bleibt auf Ihrem Server – nur der Text wird weitergegeben
[00:00:03] Dirk Ernst: So, ich starte die Begehung. Wir sind hier an der Hüttenallee 211...
[00:01:22] Dirk Ernst: Im Treppenhaus, zweites Obergeschoss – der Handlauf ist locker, an zwei Stellen...
[00:04:45] Dirk Ernst: Briefkastenanlage im Eingangsbereich, Kasten drei und sieben haben keine Schlösser...
[00:09:11] Dirk Ernst: Kellerzugang Hofseite, Gummidichtung ist durch, nicht dringend aber beim nächsten Termin...
4
KI-Analyse

Strukturierung durch KI

Das Transkript – nur Text, kein Audio – wird an die Claude KI übergeben. Sie erkennt den Protokolltyp, extrahiert Themen, To-Dos und Mängel, und ordnet Fotos anhand ihrer Zeitstempel automatisch der richtigen Textstelle zu.

Nur anonymisierbarer Text verlässt den Server (Claude API, EU-Vertrag)
KI-Analyse abgeschlossen
BEGEHUNG erkannt
✓ Thema extrahiert ✓ 3 Mängel erkannt ✓ 2 Fotos zugeordnet ✓ Maßnahmen erstellt ✓ Dringlichkeit bewertet
2026-04-28_Begehung_Huettenallee_211_Begehungsprotokoll.docx
5
Fertig

Protokoll im Postfach

Sie erhalten eine E-Mail mit dem fertigen Word-Dokument als Anhang – in Ihrer Firmenvorlage, mit Logo, Fotos an den richtigen Stellen und einer strukturierten To-Do-Liste. Gleichzeitig landet die Datei in Ihrer Nextcloud.

Typisch: Protokoll fertig < 5 Minuten nach dem Upload
Live-Demo

So sieht das fertige Protokoll aus

Wählen Sie einen Typ – das sind echte Beispiele aus der Praxis.

2026-04-28_Begehung_Huettenallee_211_Begehungsprotokoll.docx
BEGEHUNG
Ernst Immobilienverwaltung · Krefeld
Begehungsprotokoll
Hüttenallee 211, Krefeld
📅 28. April 2026 🕒 14:35 – 15:12 Uhr 👤 Dirk-Michael Ernst 📍 Hüttenallee 211, 47803 Krefeld
Zusammenfassung

Routinebegehung des Wohngebäudes Hüttenallee 211. Drei Mängel festgestellt, davon einer mit hoher Dringlichkeit (Handlauf OG 2 locker). Zwei Mängel sind mittelfristig zu beheben. Alle Feststellungen fotografisch dokumentiert.

Festgestellte Mängel
1
Handlauf Treppenhaus 2. OG – locker
Hoch
Handlauf an zwei Befestigungspunkten locker. Bei Belastung Sturzgefahr. Umgehende Sicherung durch Hausmeister erforderlich, ggf. Austausch der Wanddübel.
foto_20260428_143822.jpg · Aufnahme 14:38 Uhr
2
Briefkastenanlage Eingang – 2 Schlösser fehlen
Mittel
Kasten Nr. 3 und Nr. 7 ohne Schloss. Mieter können Post nicht verschließen. Schlosser beauftragen.
foto_20260428_144105.jpg · Aufnahme 14:41 Uhr
3
Kellertür Hofseite – Dichtung defekt
Gering
Gummidichtung gerissen, dichtet nicht vollständig ab. Austausch beim nächsten Wartungstermin einplanen.
Maßnahmen
  • ☐Handlauf OG 2 sichern – Hausmeister beauftragenbis 30.04.2026
  • ☐Schlosser für Briefkastenanlage beauftragen (Kasten 3 + 7)bis 10.05.2026
  • ☐Kellertür-Dichtung bei nächstem Wartungstermin erneuernnächster Termin
Transkription (Auszug)
[00:00:03] Dirk Ernst: So, ich starte jetzt die Begehung an der Hüttenallee 211. Heute ist der 28. April 2026.
[00:01:22] Dirk Ernst: Treppenhaus, zweites Obergeschoss. Der Handlauf hier ist locker, an zwei Stellen. Dringend sichern, Sturzgefahr.
[00:04:45] Dirk Ernst: Eingang, Briefkastenanlage. Kasten drei und sieben haben keine Schlösser.
[00:09:11] Dirk Ernst: Kellerzugang Hofseite. Gummidichtung durch. Nächster Wartungstermin reicht.
Ernst Immobilienverwaltung · Krefeld
Besprechungsprotokoll
Jahresgespräch WEG Gartenstraße 14
📅 23. April 2026 🕒 10:00 – 11:15 Uhr 📍 Büro Ernst Immobilienverwaltung
Teilnehmer
Dirk-Michael Ernst (Ernst Immobilienverwaltung) Gisela Hofmann (Beiratsvorsitzende) Thomas Kremer (Eigentümer EG links)
Zusammenfassung

Jahresgespräch WEG Gartenstraße 14. Hauptthemen: Dachsanierung, Jahresabrechnung 2025 und Hausgelderhöhung. Alle Beschlüsse einstimmig gefasst.

Besprochene Themen

Dachsanierung: Zwei Angebote eingeholt. Dachdeckerei Schäfer: 18.400 €, Dachbau Krefeld GmbH: 21.200 €. Einstimmiger Beschluss: Beauftragung Schäfer. Baubeginn voraussichtlich Juni 2026.

Jahresabrechnung 2025: Defizit 1.840 €, wird aus Instandhaltungsrücklage gedeckt. Von Beirat geprüft und akzeptiert.

Hausgelderhöhung: +12 % ab 01.07.2026 wegen gestiegener Energiekosten. Einstimmiger Beschluss.

Beschlüsse
  • ✓Dachsanierung: Beauftragung Dachdeckerei Schäfer (18.400 €)Einstimmig
  • ✓Hausgelderhöhung +12 % ab 01.07.2026Einstimmig
Offene Punkte / To-Dos
  • ☐Auftragsbestätigung Schäfer einholen und an Beirat weiterleitenDirk Ernst · 05.05.
  • ☐Jahresabrechnung 2025 an alle Eigentümer versendenDirk Ernst · 30.04.
  • ☐Neue Hausgeldbescheide ab Juli 2026 erstellenDirk Ernst · 15.06.
Transkription (Auszug)
[00:00:08] Dirk Ernst: Guten Morgen. Ich starte kurz die Aufnahme, dann haben wir gleich das Protokoll fertig.
[00:01:34] G. Hofmann: Die Abrechnung hab ich mir angeschaut, sieht soweit gut aus. Das Defizit aus der Rücklage ist richtig.
[00:08:22] Dirk Ernst: Zum Dach – Schäfer kommt auf 18.400, Krefeld GmbH auf 21.200. Ich würde Schäfer empfehlen.
[00:09:05] T. Kremer: Bin dafür. Können wir abstimmen?
[00:09:11] Dirk Ernst: Dann nehmen wir Schäfer. Einstimmig.
Datenschutz

DSGVO-konform von Anfang an

Bei Mandantengesprächen und Eigentümerversammlungen ist Datenschutz Pflicht – nicht Option.

Audio bleibt auf Ihrem Server

Transkription durch faster-Whisper lokal auf Ihrer Infrastruktur. Kein Audio verlässt Ihr System – nicht einmal verschlüsselt.

Nur Text an die KI

Lediglich das fertige Transkript wird an die Claude API übergeben. Anthropic DPA (Auftragsverarbeitungsvertrag) liegt vor.

Hosting in Deutschland

VPS-Server im Rechenzentrum Nürnberg (Netcup). Keine US-Cloud, kein Drittanbieter-Zugriff auf Ihre Daten.

EXIF-Daten entfernt

GPS-Koordinaten und Geräte-IDs werden aus allen Fotos automatisch entfernt, bevor sie ins Word-Dokument eingebettet werden.

Interesse geweckt?

ProtoKI ist eine Eigenentwicklung von Ernst Solutions und kann auf Anfrage für Ihr Unternehmen eingerichtet werden.

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